счётЧто значит контролировать оплату счёта
Контроль оплаты — это сопоставление выставленного счёта с фактическими поступлениями и согласованным сроком. Одной отметки «оплачен» недостаточно, когда клиент перечисляет деньги частями или одним переводом закрывает несколько счетов. Нужны сумма счёта, полученная сумма, остаток и связь с исходной операцией.
В Счёт Поток эти сведения доступны в реестре и карточке счёта. Поиск и фильтры помогают найти клиента, статус или ответственного. История действий позволяет разобраться, кто изменил запись. Права сотрудников определяют, какие данные и действия доступны каждому участнику команды.
Как организовать учёт счетов и оплат
- Соберите исходящие счета. Внесите счёт вручную или используйте импорт CSV и XLSX. Проверьте клиента, номер, даты и сумму до подтверждения.
- Укажите срок и ответственного. Если клиент платит поэтапно, используйте график платежей. Так можно отличить общую неоплаченную сумму от той части, срок которой уже наступил.
- Подтвердите поступление. Внесите оплату или загрузите поддерживаемую банковскую выписку. При сверке проверьте предложенную связь со счётом; одно совпадение суммы ещё не означает, что найден нужный платёж.
- Проверьте остаток. Частичная оплата уменьшает задолженность, но не закрывает весь счёт. Сравнивайте сумму поступлений с условиями каждого этапа.
- Запланируйте следующее действие. Зафиксируйте результат контакта, обещанную сумму и дату. Очередь задач помогает вернуться к договорённости вовремя.
Вымышленный пример
120 000 ₽ в счёте, 45 000 ₽ получено
Компания «Пример» выставила клиенту счёт на 120 000 ₽. Клиент перечислил 45 000 ₽, и сотрудник подтвердил связь платежа со счётом. Остаток составляет 75 000 ₽: 120 000 − 45 000.
Если по графику к текущей дате нужно было получить 60 000 ₽, просроченная часть на эту дату равна 15 000 ₽, а оставшиеся 60 000 ₽ ещё ожидаются по будущему этапу. Поэтому весь остаток нельзя автоматически называть просрочкой. Пример показывает принцип учёта; это не данные клиента и не результат внедрения.
От общего показателя — к конкретному счёту
В аналитике можно выбрать период, клиента и ответственного, посмотреть поступления и план/факт, затем перейти к записям за показателем. План опирается на сроки платежей, факт — на дату полученной оплаты. Предпросмотр импорта не должен восприниматься как уже подтверждённое поступление.
Для сравнения важно сохранять одинаковые условия выборки. Например, текущий остаток по счетам, выставленным в выбранном месяце, не является историческим остатком всех долгов на последний день этого месяца. Подробный сценарий работы с долгом описан на странице контроля дебиторской задолженности.
Вопросы об учёте оплат
Можно учитывать частичные платежи?
Да. Счёт поддерживает частичные оплаты и график платежей. При банковской сверке доступно распределение поступления по счетам с подтверждением пользователя.
Что делать, если платёж уже внесли вручную?
При сверке выписки можно связать банковскую операцию с уже существующей оплатой. Перед подтверждением нужно проверить соответствие, чтобы не учитывать одно поступление дважды.
Сервис сам отправляет клиентам напоминания?
Нет. Напоминания сохраняются как черновики EML для отправки из рабочей почты. Автоматическая отправка писем не заявляется.
Это замена бухгалтерской программе?
Счёт Поток предназначен для оперативной работы с исходящими счетами и поступлениями. Полный бухгалтерский и налоговый учёт, отчётность и прямое подключение к 1С не входят в заявленные возможности пилота.