счётЧто нужно подготовить перед импортом
Импорт счетов из Excel — это перенос строк таблицы в структурированные записи приложения. Названия столбцов, порядок дат и формат сумм в разных файлах отличаются, поэтому перед сохранением нужно явно сопоставить данные с полями счёта.
Подготовьте XLSX или CSV с понятными заголовками. Проверьте номера, клиента, даты, суммы и направление документов. В текущем пилоте работа ведётся с исходящими счетами и поступлениями клиентов: счёт поставщика нельзя переносить в этот реестр как долг клиента.
Если файл получен из 1С, проверьте состав его колонок так же, как у другой таблицы. Сервис импортирует поддерживаемую выгрузку, но не подключается напрямую к базе 1С. Старый формат XLS, произвольный XML и DOCX не входят в заявленные форматы табличного импорта.
Как перенести таблицу в Счёт Поток
- Загрузите исходный файл. Для XLSX выберите нужный лист, затем строку заголовков. Важна сама таблица, а не положение красивой печатной формы на листе.
- Назначьте колонки. Укажите, где находятся номер, даты, суммы и другие необходимые поля. Для повторяющихся выгрузок можно использовать шаблон компании.
- Проверьте предпросмотр. Посмотрите исходные строки рядом с результатом, ошибки и возможные дубликаты. Убедитесь, что сумма и дата поняты правильно.
- Разберите спорные строки. Исправьте данные или выберите только корректные строки. При частичном применении проверьте явный список пропусков.
- Подтвердите результат. После сохранения откройте созданные счета и сверьте их с источником. Подтверждённые записи участвуют в учёте оплат и аналитике.
Вымышленный пример
Три строки: две готовы, одна требует исправления
В таблице есть счёт № 101 на 12 500,50 ₽, счёт № 102 на 8 000 ₽ и строка № 103 без суммы. Первые две строки дают 20 500,50 ₽; итоговую сумму всего файла пока определить нельзя.
Сотрудник проверяет поля и подтверждает только две корректные строки, если выбирает частичное применение. Третья строка фиксируется в списке пропусков. Чтобы перенести её позже, исправьте исходные данные и создайте новую загрузку, затем снова проверьте предпросмотр и дубликаты. Неизвестную сумму нельзя заменить нулём или незаметно включить такую строку в итог. Все номера и суммы в этом примере вымышлены.
Формулы, лимиты и исходные файлы
Табличный импорт не выполняет формулы Excel: используется сохранённое значение ячейки. Если результата нет, исходный файл нужно подготовить заново либо заменить формулу проверенным значением. Макросы и внешние ссылки не являются способом загрузить дополнительные данные в сервис.
Текущие пределы табличного импорта: файл до 2 МиБ, до 10 листов, 500 строк данных и 60 колонок. Для больших реестров заранее согласуйте состав выборки и порядок переноса. Эти ограничения относятся к таблицам; банковский TXT имеет свой формат и правила сверки выписки.
Исходник сохраняется у карточки импорта с учётом прав доступа. Предпросмотр не создаёт реальные поступления и не меняет показатели до подтверждения. Это позволяет проверить подготовку файла прежде, чем опираться на его данные в рабочем реестре.
Вопросы об импорте из Excel
Можно загрузить XLS вместо XLSX?
Текущий табличный импорт рассчитан на XLSX и CSV. Старую книгу XLS нужно заранее сохранить в поддерживаемом формате и проверить результат преобразования.
Нужны строго одинаковые заголовки колонок?
Колонки можно сопоставить вручную. Важнее, чтобы данные имели понятную структуру и обязательные поля были заполнены. Подходящий шаблон компании помогает повторять знакомый формат.
Как обрабатываются дубликаты?
Проверяйте найденные совпадения в предпросмотре перед подтверждением. Повторное применение защищено от повторного создания тех же финансовых записей, но ошибки в исходных данных требуют участия сотрудника.
Можно так же распознать PDF или фото?
Это отдельная возможность. В облачном пилоте распознавание PDF и изображений отключено на время подготовки и проверки модели. Импорт XLSX и CSV доступен независимо от него; статус описан на странице о продукте.